Možná, že bych měl hned na úvod vysvětlit, proč jsem v nadpisu tohoto textu použil slovo „marketingově“. Důvod je jednoduchý. Každý člověk by se měl snažit umět maximálně „prodat“ výsledky své práce a předvést je svému okolí. V pracovní praxi je totiž zřejmé, že pokud pracovník nedokáže od prezentovat a od komunikovat svému nadřízenému, svému týmu, majitelům firmy nebo organizace řešení, vy řešení problému nebo problematiky a výsledky své práce v omezeném časovém limitu, byť by byla sebekvalitnější, prostě a jednoduše prohrál… a nebude získávat kvalitní hodnocení, body, prémie finanční, bonusy, nové příležitosti atd. A marketing je právě tou metodou, která Vás a Vaše řešení, vyřešení problému a výsledky pomáhá komunikačně zviditelnit před svým dočasným publikem.
Tím, že si VŠEM a její kvalitní lektoři jsou vědomi toho, že prezentace rozhoduje často o překročení oné tenké a pomyslné hranice mezi úspěchem a neúspěchem, snaží se v rámci studijních programů všech typů studenty cvičit a dokonce i trénovat v umění prezentovat a připravovat je tak na praktický profesní život. Právě z tohoto důvodu se studenti v rámci výukových programů učí, cvičí a trénují v prezentacích řešení, vyřešení problémů a problematiky seminárních individuálních nebo dokonce i týmových prací na dané téma, právě proto prezentují i své výsledky bakalářských, diplomových a MBA prací. Jistě jste si všimli, že záměrně píši o prezentacích:
a/ řešení,
b/ vyřešení problému a problematiky,
c/ výsledků práce.
Je to záměrné, protože v praxi se prezentace na tato témata dělají a požadují nadřízenými nejčastěji. Představme si pět modelových situací.
Modelová situace č. 1.
Váš nadřízený Vás vyzve, abyste na poradě …. Od prezentoval(a) výsledky své práce na konkrétní téma s tím, že na prezentaci máte maximálně 10 minut. Nepřipomíná Vám tato situace něco? Jistě…. vždyť jde o nejběžnější situaci, kterou trénujete a provádíte při prezentování výstupů svých individuálních seminárních prací, u obhajoby bakalářských prací a diplomových prací. Jde o nejčastější a nejběžnější typ prezentace.
Není čeho se bát. Především je třeba si uvědomit, že časový limit Vám umožní prezentovat maximálně 10 slide, z nichž 8 by mělo být komentovaných. Ještě než se zmíním o struktuře slide, uvedu pár zásad. Prezentace logicky by měla být na formátu s logem firmy neboť přece respektujete corporate design a corporate manuál
(studenti by měli využít formátu s logem VŠEM v pravém roku a s nápisem označení školy pod čarou dole na slide.) organizace. Text, maximálně 6 řádek o velikosti písma minimálně 24 by měl být černý na bílém pozadí a červeně (barevně) by měly být zvýrazněny důležité informace, respektive klíčové informace. Slide by měly obsahovat:
č.1 – Název práce (řešeného úkolu), jméno a příjmení řešitele, jméno a příjmení vedoucího práce, rok/ datum řešení (slide se nekomentuje),
č.2 – Cíle teoretické části práce,
č.3 - Cíle metodické části práce,
č.4 - Cíle praktické části práce (pokud je stanovena hypotéza/y tak jejich uvedení),
č.5 - Zvolenou metodiku práce,
č.6 - Výsledky teoretické části,
č.7,8 -Výsledky praktické části,
č. 9 – Doporučení autora/řešitele,
č. 10 – Děkuji za pozornost (slide se nekomentuje).
Nezapomeňte si prosím sadu slide nahrát alespoň na dva různé nosiče, protože se může stát, že jeden nosič selže a není větší ostudou, než když místo pohodového pokračování prezentace začnete zmatkovat a hledat možnosti jiné než prezentace na záložním nosiči. Prezentujte nahlas, sebevědomě a stručně s důrazem na formulace, které publikum rádo slyší a ocení….. např.:
- bylo řešeno a vyřešeno….. (vždyť smyslen není řešit ale vyřešit problém),
- řešení přineslo: úspory, vyšší efektivitu, vyšší účelnost, vyšší konkurenceschopnost, vyšší tržby, výkon výkonnost aj….. ( vždyť smyslem řešení je vyšší výkon, výkonnost a efektivita …..),
- řešení přineslo nové informace ……. uplatnitelné pro praktické využití: vyšší výkon, výkonnost, úspory, efektivitu aj…
Nebojte se prezentovat stručně. Vždyť pokud zaujmete publikum, lidé se budou rádi ptát mimo časový rámec a hltat Vaše odpovědi. Prezentace je Vaše divadlo k publiku, které máte a musíte zaujmout a podle toho se volí komunikační prostředky a nástroje neverbální komunikace. Proto by slide 2 až 4 měly být doprovázeny obrázky na ploše (sadu obrázků, z které volíte získáte např. napsáním cíle do vyhledávače Gogole.com a zvolením ikony obrázky, kde zdarma může jich použít tisíce…aj.) . I proto by slide 5 mělo obsahovat procesní schéma metodiky práce, slide 6 až 9 grafy aj. Vždyť graf a obrázek přinese tolik informací, že budete sami překvapeni.
Nebojte se proto prezentovat ale snažte se cvičit v prezentačních dovednostech a hlaste se, že chcete prezentovat to či ono.
Modelová situace č. 2
Jste vyzváni nadřízeným na poradě, abyste zaujali stanovisko či názor k názoru prezentujícího…., což ovšem znáte z prezentací seminárních prací, kdy můžete komentovat cizí prezentace. I zde platí zásada. Postavit se, říci své jméno a třemi větami říci stručně a důrazně svůj komentář. Věta první by měla být vždy pochvalou a začínat třeba slovy: Na prezentaci se mi líbilo to a to…. ale …. a pokračujete druhou větou ve formátu:
- doporučuji se věnovat …..
- mám připomínku k………..
- mám další řešení ve formátu…..
- doporučuji ověřit výsledek….
- nesouhlasím s…….
- u nás řešíme uvedené tak, že……aj.
Poslední, třetí věta by měla začínat: Chtěla bych se zeptat na….. ?
Nezapomeňte za odpověď poděkovat.
Modelová situace č. 3.
Váš nadřízený vyzve tým, jehož jste členem, aby odprezentoval výsledky své práce na konkrétní téma s tím, že na prezentaci máte maximálně 10 minut. Nepřipomíná Vám tato situace něco? Jistě…. vždyť jde o Vám známou situaci ze VŠEM, kterou trénujete a provádíte při prezentování výstupů svých týmových seminárních prací. Oproti modelové situaci č. 1 se mění jen to, že prezentují minimálně 3 členové týmu, kteří se dělí o prezentační čas 10 minut. Ostatní zůstává stejné až na to, že za 1. slide se píše na vložený slide struktura týmu a kompetence členů týmu.
Modelová situace č. 4
Váš nadřízený Vás nečekaně vyzve, abyste přišel hned na poradu a odprezentoval buď a/ způsob řešení, nebo b/ stav řešení, nebo c/ vyřešení problematiky, nebo d/ výsledky řešení a jeho dopady, nebo e/ kauzalitu problému tedy vazbu mezi příčinou – sledovaným jevem – důsledkem a následkem.
Pro tyto situace v praxi schopný pracovník a manažer má po ruce sadu vždy předem připravených a týdně aktualizovaných tří slide s využitím corporate designu firmy, formátovaných pro ad a/ až ad e/ na externím disku či nosiči pro nenadálé situace a tak může okamžitě nosič vzít a jít prezentovat. Má tedy jen tři slide a maximálně 5 minut na prezentaci. Každý ze tří slide zachycuje jen aktualizované výsledky: 1/ v grafech, 2/vývojových diagramech a 3/ s podpůrnou ekonomikou a efektivitou. Připraveným přeje náhoda a situace a předvídání je to, co nadřízení od Vás očekávají……
I na tyto situace se Vás snaží lektoři VŠEM trénovat tím, že ve výuce mění záměrně podmínky prezentace z hlediska zkrácení času, změny pořadí, nečekané Vás „nutí“ prezentovat a to vše proto, abyste byli pro praxi připraveni i na tuto modelovou situaci.
Modelová situace č.5
Jdete na oběd a potkáte na chodbě ředitele, majitele, manažera a aby řeč nestála, tak se Vás se zájmem po Vašem pozdravení zeptá?“ Na čem zajímavém kolego/ pane/paní/slečno pracujete?“ A vy máte 3-4 věty na to prezentovat to nejdůležitější a tím můžete rozhodnout o prvním dojmu, své kariéře, postupu, bonusu, zařazení k řešení nového projektu atd. Podobně jedete výtahem tři patra a ve výtahu se odehraje stejná situace jako na chodbě…… Proto je skvělé mít připravenu a natrénovánu (třeba před zrcadlem) aktuální 4 větou prezentaci s tím že, první větou informujete o tom, na jakém řešení pracujete Ve druhé větě podáte informaci jakých výsledků jste…. myšleno přínosem pro organizaci dosáhl a třetí větou jaké další přínosy pro firmu očekáváte…..do termínu. Čtvrtá věta by pak měla vybídnout partnera v debatě k tomu, aby sdělil, co on očekává od řešení a Vašeho řešení….
I na této modelové situaci může stát Vaše profesní budoucnost a kariéra, protože štěstí a úspěch přeje připraveným. Studenti MBA VŠEM si z posledních prezentací jistě pamatují, že i v budově VŠEM je tento trénink možný, např. ve výtahu nebo na chodbách….
Blíží se další termíny prezentací seminárních prací a další obhajoby a prezentace prací bakalářských, diplomových a MBA prací a tak v nich již nehledejte nutné zlo ale příležitost pro Vás, pro Váš trénink a vyzkoušení si situací tak, jak je dokládají výše uvedené popsané modelové situace které můžete zažít…a které mohou být startem k Vaší kariéře, štěstí a zajímavým pracovním příležitostem.
přidat komentář